Afin de se préparer efficacement à une assemblée générale de copropriété, il est primordial de bien connaître les sujets importants relatifs à la gestion de copropriété.

Pour les copropriétaires et les membres du conseil syndical, prendre connaissance de toutes ces informations et les faire remonter correctement dans les délais impartis n'est jamais simple ! On vous dévoile dans cet article les sujets clés à préparer pour votre assemblée générale de copropriété.

1) Faire inscrire ses sujets à l'ordre du jour

Dans un premier temps, il est important pour chaque copropriétaire d'établir et transmettre ses questions et demandes de résolution au préalable au syndic afin de faciliter leur remontée et leur discussion le jour de l'assemblée générale de copropriété.

D'après le décret du 17 mars 1967 (article 10), chaque copropriétaire pourra transmettre au préalable ses questions au Président du conseil syndical ou bien directement au syndic de copropriété, au plus tard vingt et un jours avant la tenue de l'assemblée générale avant la tenue de l'assemblée générale, par le biais d'un courrier en recommandé avec accusé de réception.

Toutes les demandes qui dépendent du pouvoir de décision de l'assemblée générale peuvent être portées à l'ordre du jour par les copropriétaires ou le Conseil syndical. Si certaines résolutions obligatoires telles que le vote du budget prévisionnel ou l'approbation des comptes doivent être soumises par le syndic, chaque copropriétaire pourra également émettre ses propres demandes à la condition qu'elles soient sujettes à débat entre les copropriétaires et s'apparentent à une résolution claire et précise. En voici quelques exemples :

• Installation d'un ascenseur
• Modification du règlement de copropriété
• Autorisation des travaux des parties communes ou relatifs à l'aspect extérieur de l'immeuble
• Pose d'un store ou d'une enseigne
• Proposition d'achat de parties communes
• Renouvellement du mandat de syndic

L’ordre du jour étant le programme officiel de l’assemblée générale de copropriété, chaque vote effectué le jour J se fera en référence à des formulations précises préparées en amont par le syndic et ses collaborateurs avec un ordre défini pour chaque question.

Lorsque celui-ci est établi et diffusé aux copropriétaires, il devient ensuite interdit de le modifier. Une simple reformulation d'une question inscrite à l’ordre du jour pourra être effectuée par le Président de séance au cours de l'assemblée générale. En revanche, aucun autre nouveau point à voter ne pourra être introduit à la dernière minute, et encore moins en séance…

Un sujet non inscrit à l'ordre du jour pourra toutefois être discuté en assemblée générale au titre des «questions diverses» mais sans pouvoir faire l'objet d'un vote. Assurez-vous donc de bien définir suffisamment à l'avance les points importants que vous souhaitez remonter lors de l'assemblée générale afin que ceux-ci puissent être discutés puis votés le jour J par les copropriétaires ainsi que les membres du conseil syndical et du syndic.

Plus l'ordre du jour est correctement préparé et l'ensemble des points précisés, mieux les questions pourront être débattues le jour J ! Pour les copropriétaires, c'est aussi l'assurance d'être informés sur les décisions prises ou d'obtenir une réponse favorable à leurs projets avec une probabilité plus élevée.

Un ordre du jour ne doit de préférence pas excéder 20 à 35 points à débattre.

2) Fournir les pièces justificatives nécessaires pour chaque demande

Chaque demande de résolution déposée par les copropriétaires en vue de l'assemblée générale doit être accompagnée de pièces justificatives et explicatives. Celles-ci devront être fournies dans les formes et les délais requis afin de pouvoir délibérer efficacement sur les questions inscrites à l'ordre du jour le jour J.

Tout d'abord, depuis le 1er juin 2010, chaque demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour par les copropriétaires ou le conseil syndical doit être accompagnée d’un projet de résolution dans le cas où elle aurait pour objet l’un des points suivants:

• le vote du budget prévisionnel ou du versement des provisions
• le vote des modalités d’exigibilité des sommes dues pour les travaux hors budget prévisionnel
• les pouvoirs du syndic
• certains travaux tels que ceux relatifs à l’accessibilité aux personnes handicapées, ou ceux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble et supportés par un ou plusieurs copropriétaires
• la surélévation ou la construction de nouveaux locaux privatifs

Cette obligation devra être systématiquement rappelée par le syndic de copropriété sur chaque appel de fonds qu’il adressera aux copropriétaires.

Outre les projets de résolution, les copropriétaires devront fournir pour certaines demandes des pièces justificatives supplémentaires. Si elles ne sont pas fournies dans les formes et délais attendus, la résolution votée pourra alors être annulée ou non prise en compte le jour de l'assemblée générale. En voici quelques exemples:

• Pour une demande de certains types de travaux, les copropriétaires doivent fournir les documents relatifs à l'implantation et la consistance des travaux ainsi que la nature des travaux, les plans et les devis.
• Autres exemples de pièces: contrats, devis, projets de contrats etc ...

Si votre demande concerne des travaux, joignez-y le maximum de documents justificatifs afin de faciliter la prise de décision le jour de l'assemblée générale.

3) Préparez vos questions au syndic concernant l'utilisation des fonds avancés

En tant que copropriétaire participant à l'assemblée générale, vous devrez également vous prononcer le jour de l'assemblée générale sur des points tels que la validation des comptes de l’exercice ou encore le budget prévisionnel de l’exercice en cours.

D'après le décret du 17 mars 1967, un certain nombre de documents sont adressés aux copropriétaires par le syndic lors de l'envoi de la convocation à l'assemblée générale. Ceux-ci devront être mis à disposition pendant une durée minimale d'un jour ouvré et préciseront les éléments d'appréciation nécessaires afin que les copropriétaires puissent se prononcer en connaissance de cause.

Afin de vérifier certaines pièces justificatives, vous aurez la possibilité de les consulter dans les bureaux du syndic avant la tenue de l’assemblée générale et de vous faire accompagner par un membre du conseil syndical. Vous pourrez en tant que copropriétaire prendre le temps de les étudier en amont et de préparer vos questions ou remarques pour le jour J. En voici quelques exemples:

• Pour la validation des comptes de la copropriété, le syndic vous fournira les pièces suivantes: l’état financier de la copropriété, le compte de gestion général, le compte des opérations courantes, le compte des travaux réalisés et l’état des travaux en cours.
• Le projet de budget prévisionnel qui devra exposer les calculs préparatoires effectués par le syndic et à partir desquels seront calculés les appels de charges
• Les devis à valider pour la réalisation des travaux
• D'autres documents annexes qui pourront être envoyés à titre informatif: annexes du budget prévisionnel, état détaillé des rémunérations perçues durant l’année par le syndic ou encore projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l’approbation des comptes.

4) Prendre connaissance du procès-verbal

Dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale, le président de séance devra certifier exacte la feuille de présence et signer le procès-verbal des décisions établi par le syndic de copropriété.

Chaque procès-verbal devra être inscrit au sein d'un registre défini spécialement à cet effet et signé par les intervenants suivants:

• le président de l'assemblée désigné en début de séance
• le secrétaire de séance
• le ou les scrutateurs

Ce registre pourra être sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux devront être réalisés sous cette même forme et être signés électroniquement.

Voici des exemples de points qui figurer dans le procès-verbal:

• Résultat du vote pour chaque question inscrite à l'ordre du jour
• Noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision
• Les réserves formulées par les copropriétaires contestataires sur la régularité des décisions
• Les incidents techniques éventuels ayant empêché un copropriétaire de communiquer son vote par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen
• Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou le président de séance

Les décisions prises lors de l'assemblée générale devront être notifiées par le syndic au plus tard un mois suivant l'assemblée générale, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique si les copropriétaires ont donné leur accord. Celles-ci pourront être affichées dans les parties communes de l'immeuble. Chaque copropriétaire y compris les contestataires pourront recevoir une copie ou un extrait de ce procès-verbal.

La notification du procès-verbal aux copropriétaires n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

Les copropriétaires opposants ou absents non représentés disposent de deux mois à partir de la notification du procès-verbal pour contester les décisions de l'AG. Toute contestation doit être faite auprès du Tribunal de Grande Instance du lieu où se situe l'immeuble, par l'intermédiaire d'un avocat.