Pour les nouveaux copropriétaires, connaître tous les mécanismes et informations importantes sur les assemblées générales de copropriété n'est jamais simple ! Petit tour d'horizon des points clés à connaître.
1) La définition d'une assemblée générale de copropriété selon la loi de juillet 1965
La copropriété est l'organisation d'un immeuble bâti ou groupe d'immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part des parties communes.
D'après la loi de juillet 1965, dès la mise en copropriété d'un immeuble, l'ensemble des copropriétaires constitue alors ce qu'on appelle le syndicat des copropriétaires dont l'objet est la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes.
Ce syndicat des copropriétaires doit ensuite se réunir au moins une fois par an, afin de prendre des décisions concernant leur immeuble. C'est ce qu'on appelle l'assemblée générale.
L'assemblée générale est l'instance qui permet aux copropriétaires de voter chaque décision relative à la gestion de leur copropriété. Elle doit se tenir au moins une fois par an.
On distingue alors:
- L'assemblée générale ordinaire qui se réunit obligatoirement une fois par an.
- L'assemblée générale extraordinaire qui est organisée si une décision doit être votée de manière urgente avant la tenue de la prochaine assemblée générale ordinaire.
Toujours selon la loi, les décisions du syndicat des copropriétaires doivent être prises en assemblée générale des copropriétaires. Dans les faits, l'assemblée générale des copropriétaires désigne un conseil syndical et leur donne mandat pour acter certaines décisions par eux-mêmes. Cette pratique permet au conseil syndical de prendre des décisions hors assemblée générale afin de faire avancer certains sujets plus rapidement.
Petit lexique pour rappel :
Copropriétaire : Personne propriétaire d'un bien faisant partie d’une copropriété. Il peut être une personne physique, un groupe de personnes ou une personne morale (entreprise, société, SCI, etc.).
Syndicat des copropriétaires: Composé de tous les copropriétaires d’un immeuble, le syndicat des copropriétaires a pour principale mission de veiller à la conservation et à l’administration de l’immeuble.
Syndic de copropriété : il gère un ou plusieurs immeubles pour le compte des copropriétaires, d'un point de vue administratif, juridique, comptable et technique (travaux). Il assure les relations et le suivi des prestataires de services (architectes, bureaux de contrôle, entreprises…). Il négocie et souscrit aussi les contrats d’entretien, de maintenance et d'assurance pour le compte de la copropriété.
Conseil syndical : Cette organisation se compose d’une délégation de copropriétaires élus à la majorité absolue pour une période de trois ans par l'ensemble des copropriétaires. Volontaires et bénévoles, ce sont souvent les copropriétaires les plus motivées qui sont prêts à donner de leur temps pour leur copropriété. Leur nombre, leurs missions et les règles de fonctionnement de cette organisation dépendent des décisions prises en assemblée ou du règlement de copropriété, s’il existe. Leur rôle est de s'impliquer dans la vie de la copropriété et d’accompagner le syndic de copropriété dans sa gestion.
2) Les modalités d'organisation de l'assemblée générale de copropriété
La convocation de l'assemblée générale de copropriété devra être effectuée par le syndic de copropriété au minimum 21 jours avant sa tenue par le biais d'une lettre recommandée avec accusé de réception, en y précisant les points suivants :
- L'horaire et la date de l'assemblée générale
- L'ordre du jour, qui précisera chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée générale de copropriété. Chaque question devra être rédigée sans équivoque et faire l'objet d'un vote séparé. Seules les résolutions prévues dans l'ordre du jour pourront être votées le jour de l'assemblée générale
- Les modalités pour consulter les justificatifs des charges de copropriété avant la tenue de l’assemblée générale de copropriété
- Les pièces permettant aux copropriétaires d’apprécier la portée des décisions qui seront prises (projet de contrats et devis pour les travaux à voter, contrat de syndic, état financier du syndicat de copropriété, budget prévisionnel etc.)
La convocation de l'assemblée générale de copropriété peut être envoyée aux copropriétaires par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou par voie électronique (LRE) avec l’accord écrit du copropriétaire. Elle peut également être remise en main propre contre émargement ou récépissé.
3) Qui est autorisé à y participer?
Une assemblée générale est composée du syndic, des membres du conseil syndical et de l'ensemble des copropriétaires qui en cas d'absence pourront demander à être représentés par un mandataire.
Au cours de l'assemblée générale de copropriété, les membres suivants seront élus par vote des copropriétaires à majorité simple :
- Le Président de séance dont le rôle sera de présider l'assemblée générale, signer la feuille de présence puis le procès-verbal sous une durée de huit jours après la tenue de l'assemblée générale.
- Le Secrétaire de séance qui établira le procès-verbal de l'assemblée et précisera les règles du vote.
- Les scrutateurs dont la mission est de dépouiller les votes, en comptant le nombre de voix émises pour et contre les résolutions adoptées ainsi que les abstentions.
4) Quelles sont les décisions qui y sont prises?
Chaque demande qui relève du pouvoir de décision de l'assemblée générale de copropriété pourra être portée à l'ordre du jour par les copropriétaires ou le Conseil syndical.
Si certaines résolutions obligatoires telles que le vote du budget prévisionnel ou l'approbation des comptes doivent être soumises par le syndic, chaque copropriétaire pourra également émettre ses propres demandes. En voici quelques exemples :
- Installation d'un ascenseur ou modernisation d'un appareil existant
- Modification du règlement de copropriété
- Autorisation des travaux des parties communes ou relatifs à l'aspect extérieur de l'immeuble
- Pose d'un store ou d'une enseigne
- Proposition d'achat de parties communes telles qu'un palier, des combles, une ancienne loge de concierge...
- etc.
L’ordre du jour étant le programme officiel de l’assemblée générale de copropriété, chaque vote effectué le jour J se fera en référence à des formulations précises préparées en amont par le syndic et ses collaborateurs avec un ordre défini pour chaque question.
Lorsque l'ordre du jour est établi et diffusé aux copropriétaires, il devient ensuite interdit de le modifier. Une simple reformulation d'une question inscrite à l’ordre du jour pourra être effectuée par le Président de séance au cours de l'assemblée générale. En revanche, aucun autre nouveau point à voter ne pourra être introduit à la dernière minute, et encore moins en séance… Un sujet non inscrit à l'ordre du jour pourra toutefois être discuté en assemblée générale au titre des «questions diverses» mais sans pouvoir faire l'objet d'un vote.
5) Les règles de quorum et de majorité en assemblée générale de copropriété
L'assemblée générale de copropriété doit répondre à des règles strictes établies, sans quoi la validité des résolutions votées peut être remise en question.
Lors d'une assemblée générale classique, chaque résolution doit être votée par un nombre minimum requis de votants, présents ou représentés, que l'on appelle le quorum.
Dans le cas d'une assemblée générale de copropriété, c'est la règle de la majorité simple ou absolue qui prévaut.
Au sein d’une copropriété, chaque copropriétaire a la jouissance exclusive de la partie privative qui lui est affectée. La plupart des immeubles incluant également des parties communes, les copropriétaires se partagent l’usage et le paiement des charges, en fonction du pourcentage qu’ils possèdent. Ce pourcentage est exprimé en tantièmes.
Chaque copropriétaire dispose donc d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part de parties communes, représentée en fonction d'un nombre de tantièmes qui sont généralement exprimés en millièmes de copropriété.
D'après l’article la loi de 1965, les tantièmes des parties communes sont fixés en fonction de la valeur des parties privatives et sont établis par un géomètre au moment de la mise en copropriété de l’immeuble, en tenant compte de la taille de l’immeuble et du nombre de lots.
Décisions prises à la majorité simple
Lors d'une assemblée générale de copropriété, la plupart des décisions relatives à la gestion de l'immeuble sont prises à la majorité simple des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.
La majorité simple est atteinte lorsque le nombre de voix "pour" la décision est supérieur au nombre de voix "contre".
Exemple: Si les copropriétaires présents et représentés détiennent 410/1000e et que les voix "pour" atteignent 180/1000e alors que les voix "contre" 150/1000e, la résolution est adoptée.
Selon l'article 24 de la loi de juillet 1965, voici quelques exemples de décisions prises à la majorité simple:
- l'élection du président et des scrutateurs lors de l'assemblée générale
- l'approbation des comptes de l'exercice écoulé
- le vote du budget prévisionnel
- le vote des travaux nécessaires à la conservation de l'immeuble ainsi qu'à la préservation de la santé et de la sécurité physique des occupants
- la modification du règlement de copropriété
- les opérations d'amélioration de l'efficacité énergétique à l'occasion de travaux sur les parties communes
- le vote d'un diagnostic technique global (DTG)
Décisions prises à la majorité absolue
La majorité absolue correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés et absents.
La majorité absolue est atteinte lorsque le nombre de voix "pour" représente 501/1000e. Elle tient donc compte de l'ensemble de la copropriété. Cette majorité est toutefois souvent compliquée à atteindre en raison du nombre de copropriétaires absents.
Selon l'article 25 de la loi de juillet 1965, voici les délibérations qui relèvent de la majorité absolue:
- la désignation du syndic et l'approbation de son contrat
- l'autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes
- les travaux d'économies d'énergie ou de réduction des émissions de gaz à effet de serre
- l'installation de compteurs d'eau froide divisionnaires
- les travaux d'amélioration: installation d'une antenne TV commune etc..
Rappel: La majorité absolue peut être difficile à obtenir. Afin d'éviter certaines situations de blocage, la loi autorise parfois les copropriétaires à avoir recours à un deuxième vote selon la majorité simple de l'article 24.
Si plus de la moitié des voix des copropriétaires se prononce contre la décision, celle-ci est définitivement rejetée.
Décisions prises à la double majorité
Certaines décisions importantes telles que la vente de parties communes ou la modification du règlement de copropriété nécessite un vote dit à double majorité par les copropriétaires.
La double majorité correspond à la majorité en nombre de tous les copropriétaires dont les voix doivent atteindre au moins deux tiers des voix totales.
D'après l'article 25 de la loi de 1965, cette majorité s'applique aux décisions suivantes:
- la vente de parties communes
- la modification du règlement de copropriété concernant l'usage et l'administration des parties communes
- la suppression du poste de gardien ou de concierge
Exemple: Dans une copropriété composée de 10 copropriétaires, la double majorité de l'article 26 est atteinte lorsque 7 copropriétaires sur 10 votent "pour", soit un nombre de voix représentant 700/1000e.
L'unanimité des voix des copropriétaires
Enfin certaines décisions de l'assemblée générale de copropriété ne peuvent être prises qu'à l'unanimité de tous les copropriétaires.
Cette unanimité est atteinte lorsque l'ensemble des copropriétaires votent "pour", ce qui représente 1000/1000e des voix.
Généralement, ces décisions concernent les droits des copropriétaires. En voici quelques exemples:
- la suppression d'un équipement commun (ascenseur, chauffage collectif, boites aux lettres)
- la modification de la répartition des charges
- la souscription d'un emprunt par la copropriété
6) L'établissement du procès-verbal
Dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale de copropriété, le président de séance devra certifier exacte la feuille de présence et signer le procès-verbal des décisions établi par le syndic de copropriété.
Chaque procès-verbal devra être inscrit au sein d'un registre défini spécialement à cet effet et signé par les intervenants suivants:
- le président de l'assemblée désigné en début de séance
- le secrétaire de séance
- le ou les scrutateurs
Ce registre pourra être sous forme électronique. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux devront être réalisés sous cette même forme et être signés électroniquement.
Voici des exemples de points qui doivent être précisés dans le procès-verbal:
- Résultat du vote pour chaque question inscrite à l'ordre du jour
- Noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision
- Les réserves formulées par les copropriétaires contestataires sur la régularité des décisions
- Les incidents techniques éventuels ayant empêché un copropriétaire de communiquer son vote par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen
- Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou le président de séance
Les décisions prises lors de l'assemblée générale devront être notifiées par le syndic au plus tard un mois suivant l'assemblée générale, par courrier recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique si les copropriétaires ont donné leur accord. Chaque copropriétaire y compris les contestataires pourront recevoir une copie ou un extrait de ce procès-verbal.
La notification du procès-verbal aux copropriétaires n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.
